国家行政机关公文格式GB/T9704-1999

国家行政机关公文格式GB/T9704-1999

  1 范围

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T148－1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。

3 定义

本标准采用下列定义

3.1 字word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3.2 行line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5~9.5。

5 公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm 297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。

5.2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm 1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm 1mm

版心尺寸为：156mm 225mm（不含页码）

6 文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

7 排版规格与印刷装订要求

7.1 排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

7.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3 印制要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，
均匀；字面不花、不白、无断划。

7.4 装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉
钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差 4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页
明订。裁切成品尺寸误差 1mm，四角成90o，无毛茬或缺损。

8 公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首

；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

8.1.1 公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶

格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。

8.1.3 紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标

识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8.1.4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上

边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm 15mm。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。

8.1.5 发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

8.1.6 签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。

8.2 主体

8.2.1 公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

8.2.2 主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

  8.2.3 公文正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件
：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附
件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序

号）。

8.2.5 成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位置见8.2.6。

8.2.6 公文生效标识

8.2.6.1 单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

8.2.6.2 联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

8.2.6.3 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.2.7 附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

8.3 版记

8.3.1 主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

8.3.2 抄送

公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

8.3.3 印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

8.3.4 版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

8.3.5 版记的位置

版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

9 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

10 公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

11 公文的特定格式

11.1 信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

11.2 命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。

11.3 会议纪要格式

会议纪要标识由“ 会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。

12 式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式见图5；联合行文公文末页版式见图6。

注：图片尺寸已缩成1：2。
(完)

附：新国家行政机关公文格式简要介绍

一、新《格式》的几个主要特点
1、改变了名称，确定了适用范围
原《公文格式》（98版）称为《国家机关公文格式》，而新《公文格式》（99版）名称改为《国家行政机关公文格式》。确定了《国家行政机关公文格式》的适用范围。保证了公文的统一性，名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准。
2、改变了公文用纸幅面尺寸
公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容。原标准中，用纸采用16开型（260 mm 184mm）。新修订的标准中规定一般采用A4型（297mm 210mm）这是公文新标准的最大特点。
3、实行了新的定位方法
在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较方便清楚地掌握标准。采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位，即采用了“字“和“行“的概念,然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位置。同时，新标准将公文分为眉头、主题、版记三部分。并把各要素进行了归类。
4、缩小了图文区
新修订的标准时，将左右白边增加19mm,，天头地角增加了45mm。这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有相对宽余的批示空间,另一方面也使公文更加美观。
5、增加了内容
新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容，主要有：公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理。还增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、会议纪要格式。增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。使公文制作的水平和质量有较大提高。
6、提高了公文的防伪性
公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活动时有发生。新标准对公文防伪性做了一些硬性规定。例如：不得出现空白印章;不得再使用“此页无正文“、空白页不标识页码等等。这样不给别有用心伪造公文可乘之机，从格式上维护了法律地位，是新标准最显著的特点之一，也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点。
7、有利于计算机的处理
新标准主要目的有两个,一个是行政机关公文格式达到规范和统一，提高公文制作的水平和质量，二是有利于办公自动化的实现。
二、“文件式“公文的格式变化
1、尺寸的变化
上行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80=117mm。
下行文:凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37+25=62mm。
2、各标识中部分要素变化
发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。
3、增加的要素标识
①新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星6个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。
②上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。
4、公文格式中应注意的几个问题
①上行文的标识位置及文头。
②上报公文必须注明签发人或会签人姓名。
③除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。
④联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
⑤除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。
⑥公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。
⑦印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字样。
⑧公文如有空白页，不标页码。
三、特定公文的格式变化
1、信函式公文格式
发文机关标识用全称，但不加“文件“二字，发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm，用红色小标宋体字(20mnm 14mm)，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm 处，为一条文武红（上细下粗）,两条线均为170 mm，每页排22行,每行居中排28个字,首页不显页码。其他各要素的标识方法均同“文件式“公文格式标识（发文文号、秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项格标识）。
2、命令格式
发文机关名称加“令“组成,不能用简称,用红色标识。命令标识上边缘距版心边缘为20mnm,下边缘空2行居中标识令号〈用黑体字〉,令号下空2行标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章右空2字标识签发人职务。签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。
3、会议纪要格式
发文机关用红色小标宋体字，位置用“文件式“发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm,不加盖印章。

公文种类包括：
（一）命令（令）
（二）决定
（三）公告
（四）通告
（五）通知
（六）通报
（七）议案
（八）报告
（九）请示
（十）批复
（十一）意见
（十二）函
（十三）会议纪要

浅析公文标题常见病例
公文标题是公文的眼睛。俗话说“看文先看题”，公文标题规范与否直接影响到公文的效力和阅读者的情绪，故需精心制作。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者通过几年的秘书工作就公文标题中常见问题作分类总结与大家共勉。
一、标题不全。 完整的、规范的公文标题，一般由发文机关+事由（内容）+文种（公文种类）构成，即人们常说的“三要素”。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第六款作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。常见的问题有三种：一是随意省略发文机关。一些基层部门没有版头（发文机关标识）的文件标题，如：《关于上报2004年党支部工作要点的报告》，文件报上来待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。二是随意省略事由。如《 旗人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如国务院、法院、司法部门发出的“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《 局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜》。

二、事由有误。“事由”是公文标题的核心，标题的好与不好主要看事由写的是否正确、清楚。事由一般由“关于（介词）+词组或短语”构成。这方面经常出现问题，比较常见的有以下几个方面：一是介词“关于”应用未用。如《 局 局 局优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知》，标题在发文机关和事由之间缺少了介词“关于”，让人容易产生歧义。以三个机关联合发文，其办文意图应是向当地的所有单位，但也可以理解为只是面向办文的几个单位，所以应补上介词“关于”。二是动宾搭配不当。如《 中学关于进一步搞活校办集体企业有关政策的试行办法》，这一标题的中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。三是缺少内容。如《关于出国考察的请示》，《中共 党委关于认真做好表彰2003年度优秀党员和党务工作者的通知》，前一个公文标题因缺少主语而让人费解，到底是谁要出国考察？完整的标题是应在“关于”后面加上“ 同志”。后一个标题是缺少宾语，此标题动词是“做好”，而后面缺少宾语“工作”应给予补上，才比较完整。

  三、乱用文种。文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条所确定的公文种类有13类，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。除此之外，均不可直接用来行文。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。按照《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条的规定，具有隶属关系的下级单位在向上级单位行文时应用“请示”、“报告”，平行文和不相隶属的单位之间行文应用“函”。而有些单位却自作主张，随意使用文种，如《 局关于解决办公室的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。二是混用文种。如《 局关于购买办公设备经费的请示报告》。“请示”和“报告”是两个不同的文种，混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种混用显然是不规范的。三是错用文种。拟制公文标题时，应根据具体内容选择相应的文种。可有些机关因搞不清楚有关文种的含义，结果该用请示的用了报告，该用报告的又用了请示。如《 局关于解决项目前期费的报告》（“报告”和“请示”的错用）等，这方面的例子是比较多的。“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错将“请示”用成了“报告”，会导致自己请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。甚至有些平级机关在申请安排经费和安排项目时竟也用“报告”和“请示”来行文，而不用“函”。如《 局关于申请住房贷款的请示》。

四、隶属不清。这类问题常出现在转文性通知当中，且转文性通知比较常用，转文性通知标题的规范化是一个需要重视的问题。转文性通知是通知中的一个重要类别。转文，就是上级机关把现有的文件转给下级机关了解与执行。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。好多文书工作者经常将这三类通知用错，出现了不该用“印发”的，用了“印发”；该用“印发”的却用了“转发”、“批转”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如1.《 县人民政府关于印发 市人民政府关于加强基层民兵工作的意见的通知》，2.《中共 区委办公室关于批转 市 书记在 会议上讲话的通知》，（1）例当中的“印发”使用不当，应该使用“转发”。因为“转发”指的是被转发上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件，是对文件的认同并转发下去贯彻落实的。（2）例当中的“批转”使用不当，应该使用“印发”。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

五、标题不精。公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁，尽量避免使用长句。如《 局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知》，此公文的标题比较冗长罗嗦，生怕别人看不明白。此标题可修改拟为《 局关于认真做好各类水利工程防汛工作的通知》。

六、题不达意。这类问题主要表现在：一是事由不清。如《 局关于 河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级给予解决“治河经费”的请示。往往因为发文机关提出的事由不够清楚，使一些请示事项而不能到办理。应改写为《 局关于要求解决 河流治理经费的请示》。二是题意不清。如《 旗人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

七、用词重叠。如1.《 局关于申请解决淤地坝工程建设前期费的请示》，2.《 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发 省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知》，在例（1）公文标题当中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”，这一文种本身包含了“申请”的意思。例（2）中用词重叠比较明显,这里介词“关于”、动词“转发”、助词“的”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，使转文性通知的标题简洁精练，可采用的处理方法：一是省略重复词语；二是简化被转发文件的发文机关；三是文号替代标题；四是删去中间层次。上述标题可改拟为《 县人民政府转发 市人民政府 省人民政府国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知》。

  八、滥用符号。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是好多机关在印发文件时经常在公文标题中出现符号，如《中共 区党委办公室关于印发〈 书记在 会议上讲话〉的通知》、《 局关于加强水利工作为“三化”服务的意见》，以上两例中第（1）例标中间的“〈〉”符号不应该使用，应改为：《中共 区党委办公室关于印发 书记在 会议上讲话的通知》，第（2）例标题运用不规范的简称使题义不明确，且有符号，应改为《 局关于加强水利工作为工业化和城镇化及农牧业产业化服务的意见》。

  做好办文工作，对于提高机关工作的质量和效率有着十分重要的意义。文书工作者在办文过程中拟定标题时还须注意，标题的题式、布局、字号字体使用等诸多问题。在办文的过程中出现上述诸多问题主要是我们办文工作者的文字功底不深厚，对《国家行政机关公文处理办法》了解不足及平时积累甚少。因此，对办文工作者加强自身学习和业务知识培训是非常有必要的

公文病文解析
一、行文方面的问题
（一）党政不分
1、 纯属行政主抓的工作错误地由党委包揽行文；
2、 党的机关公文主送行政部门或单位；
3、 行政机关公文主送党组织；
4、 非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。
（二）随意请报
1、 主送领导者个人；
2、 多头主送；
3、 越级上报。
（三）乱抄滥送
1、 不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多机关、部门和单位；
2、 把“请示”抄送下级机关；
3、 把向下级机关的一般性公文，无必要地抄送上级机关；
4、 对受文单位领导一一抄送。
（四）违规行文
1、 包揽部门行文；
2、 错误联合行文；
3、 超越职权行文。
二、公文标题方面的问题
（一）残缺不全
1、无发文机关：如《关于 的通知》。
2、无事由：如《 市人民政府的 通知》。
3、无文种：如《 关于批转 的报告》——介词“关于”后面的述宾词组仅仅反映了事由，等于文种未出现。
4、 无行文单位和文种：如《 报告团在 产生强烈反响》。
5、 无行文单位和事由：如《通知》。
（二）文种不伦不类
1、 并用文种：如《 关于 的请示报告》，《 关于 同志任职批复的通知》。
2、 混用文种：《 关于命名省级文明单位的申请》；
3、 生造文种：如《 关于给 资助活动经费的批文》，1989年12月13日由国家人事部、国家计委、国家财政部给国务院的一份联合行文《1989年调整国家机关、事业单位工作人员工资的实施方案》等。
（三）不合语法规范
1、 搭配不当：《 关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知》；
此题错误有三种改法：一是将“开展”改为“实行”；二是将“开展”改为“坚持”，“技术”前加“实行”；三是在“标准化”后加“活动实行”。
2、 语序不当：《关于加强发布公众天气预报归口管理的报告》，应改为《关于发布公众天气预报加强管理归口管理的报告》。
3、 成分残缺：《关于切实做好接受安置灾民的通知》，应改为：《 关于切实做好灾民接受安置工作的通知》。
4、 成分多余：《 关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知》，“做好……工作”是完整的述宾词组，“问题”多余，应删去。
5、 句子杂糅：《关于召开 省第 届党员代表大会有关事宜的通知》，应改为《……关于召开 省第 届党员代表大会的通知》，或《……关于 省第 届党员代表大会有关事宜的通知》，视情况选其一。
（四）“关于”使用不当
放错位置：如《关于 省财经学校向 大学联系临时住房问题的函》，标题应改为《 省财经学校关于向 大学联系临时住房问题的函》。如《 总厂召开关于转制会议》，应改为《 总厂关于召开转制会议的通知》。
（五）缺少必要虚词
1、 缺少介词“关于”：《 大学关于自学考试报告通知》应改为《 大学关于自学考试报名事宜的通知》。
2、 缺少“助词”：如前面举过的例子《 航运管理所航行通知》、《 大学自学考试报名通知》、再如《 县人大常委会关于五个月的工作总结报告》，均应在文种前加“的”。
（六）事由与正文不符
《关于张 受贿案的 调查报告》，此标题可修改为：《关于赵 揭发张 受贿案调查情况的报告》。
（七）语言文字方面的问题
1、语法毛病
（I）搭配不当
（1） 主语和谓语搭配不当
a、 人民的生活水平普遍增加了。
b、 这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中涌现出来了。
A句“生活水平”不能说增加了，应改为“提高了”，涌现指（人和事物）大量出现，而B句的主语仅仅是个单独事物，因此不相搭配，可将“涌现出来了”改为“产生了”。
（2） 述语和宾语搭配不当
a、……要努力实现这一伟大任务。
b ……要加强自身改革和建设的步伐.
A 句“实现”和“任务”不搭配，可将“实现”改为“完成”。
B句“加强”和“步伐”不搭配，可将“加强”改为“加快”。（也可将“的步伐”去掉）
（3） 定语和中心语搭配不当。
A、 勤奋的工作换来了丰厚的成果。
B、 全体干部、党员、群众积极努力……终于打了一个漂亮仗。
A句修饰中心语的形容词“丰厚”和“成果”不搭配，可将“丰厚”改为“丰硕”。B句“漂亮丈”指计划生育工作取得很大的成绩，“全体”和“群众”搭配不当且不合实际，可修改为“广大党员、非党干部和群众……”。
（4） 状语和中心语搭配不当
厂是一家专业生产化工产品的企业。
在此句中，“生产“是动词，和“化工产品”组成述宾词组，其前面的词应该是状语，而“专业”是名词不能做状语，可将其改为“专门”。
如：凡国有资产严重流失的企业，一概追究领导责任。此句“一概”应改为“一律”，“一概”和“一律”均有“表示适用于全体，没有例外”的意思，但用法略有不同，“一概”用于动词前仅限于对事物的概括。“一律”则对人事均可。
（5） 补语和中心语搭配不当
会议室打扫得干干净净、整整齐齐
句子“打扫”和“整整齐齐”不搭配，可删掉“整整齐齐”或把“干干净净”后面的 顿号，在“整整齐齐”前面补上，与之相搭配的中心语（如加布置得或收拾的）。
（6） 主语和宾语搭配不当
如：在培训班最后三天的学习，是我们收获最大的三天。
此句主语“学习”和宾语“三天”不是同一事物，因而不搭配，“最后三天的学习”可改为“最后学习的三天 ”。
（7） 状语和宾语搭配不当
《市政府曾将清理露天乱放易燃物当成防止火灾发生的一大隐患》。
此句“清理露天乱放易燃”和“一大隐患”搭配明显错误。可改为：“市政府曾将露天乱放的易燃物视为发生火灾的一大隐患，下决心认真清理”。或保留状语，可改为：“市政府曾将清理露天乱放的易燃物当成消除火灾隐患和防止火灾发生的一大措举。
（8） 状语和补语搭配不当
……请认真贯彻执行,把我市某某工作向前大大推进一步。
此句后一分句是“把”字结构做状语的无主句，“向前”和“大大”都是中心语，“推进”是状语；数量词“一步”属动量词，因而是“推进”的补语，“大大推进”和“推进一步”是矛盾的，可 删去“大大”。

（9）“前宾语”和“后宾语”搭配不当
高大的人民英雄纪念碑前，排满了前来敬献花圈的队伍，有刚下夜班的工人；有从郊区来的农民；有机关干部；有解放军战士；有青年学生；还有戴红领巾的孩子们。
此句“队伍”（指有组织的群众行列，是前分句的宾语，也应该是后分句（承前省略）的主语，然而它和后面的宾语“工人”、“农民”、“干部”、战士“、“学生”和“孩子们”都不搭配。一是将“队伍”改成“人”或者“人群”；二是将“队伍”后面的逗号变成句号，接着加上“队伍中”。
（10）语序不当
（1） 定语和中心语错位
如：今年底无法实现市政府要求的排污达标。
此句可修改为“今年底无法实现市政府有关排污达标的要求。”
（2） 状语中心错位
如：那时多数居民对 城市大搞绿化。
可改为“那时多数居民对城市大搞绿化不理解。”
（3） 定语和状语错位
如：会议期间，市领导亲切地向英模代表表示慰问。
改为：“会议期间，市领导向英模代表表示了亲切地慰问。
（4） 状语和主语错位
A、往往有些人不呢感依法办事。
A句应改为：“有些人往往不能依法办事。”
（5） 状语和补语错位
今春广交会以来，国际市场迅速好转，涤棉布需求量趋增，原安排的 年出口涤棉数量，被外商签订已完。
句中的副词“已”本应做谓语的状语，却防错了位置，“被外商签订已完”可改为“已被外商签订完”。
（6） 定语和补语错位
拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元。
可改为“……为全厂职工平均每人增发奖金100元。”（当然也可以改为“……为全厂职工增发奖金平均每人100元.”
（7） 述语和宾语错位
从此，刘 的频繁换工作开始了。
可改为“从此，刘 开始频繁换工作。“
（8） 状语和宾语错位
与曾多次协调 集团、 市住宅办解决问题的 街道办事处取得了联系。
应改为“ 与曾多次同 集团、 市住宅办协调解决问题的 街道办事处取得了联系。”
（9） 多层定语错位
A、这是有效的提高产量的措施。
B、此案给我们提供了很好的一个反面教材。
A句应改为：“这是提高产量的有效措施。”
B句数量词“一个”应移到形容词定语“很好的前面。
C、《关于原 省 市教育局长大量挪用教育经费谋取私利的通报》
C句是某公文标题，“原 省 市教育局长”应改为“ 省 市原教育局长”。
（10） 多层状语错位
如：我们要把反腐败斗争依靠法律手段和群众监督坚持不懈地搞下去。
此句状语“把反腐败斗争”应同“依靠法律手段和群众监督”调换位置。
（11） 联合词组错位
如：省委、地委和中央领导同志都 到这里视察过。
此句并未表示出按时间顺序的排列，则应改为“中央、省委、和地委领导同志”或“地委、省委和中央领导同志”。
（12） 复句语序错位：即复句中的分句组合不当，语序颠倒。
如：我们不仅要用邓小平理论指导工作，而且要学习、掌握好它的精神实质。
应改为“我们不仅要学习、掌握邓小平理论的精神实质，而且要用这些理论指导工作。”
（八）成分残缺
（1） 主语残缺
如：烟草历来是国家税收的一大主项，一直实行国家专卖管理，并制定“烟草专卖法”做保障。
此句最后一个分句缺少主语，而成了“烟草制定烟草专卖法”显然不妥。将第二个分句中国家提到前面做主语，变成“国家一直实行站买管理，并制度……“则可消除语病。
（2） 谓语残缺
如：按现行规定征地费用，我厂确有实际困难。
此句“征地费用”前缺少述语，可改为“按现行规定缴纳征地费用……。”
（3） 宾语残缺
如：经 会议研究决定，免去 同志办公室主任“
应在“主任“后面加上职务。
（4） 语意不确切
如：我们的产品远销国外，质量达到国际水平。
应改为“国际水平”可改为“国际先进水平”。
（5） 中心语残缺
如：中央做出西部大开发将是 尽快发展起来的最好机遇。
此句应在“西部大开发”后面加上“的战略决策”或将主语 部分修改为“中央关于西部大开发的战略。
（九）成分多余
（1） 重复同一主语
如：如果这件事还没有到法院的话，这件事应该由工商部门来管。
此句可删除后面的“这件事”并将前面的“这件事”移到“如果”前；也可将后面的“这件事”改为“那么”。
（2） 异词指同一主语
如： 经过踩点，他窜到这座居民楼。
“ 和他是全同关系的概念，属主语重复，多余，可将“他”去掉。
（3） 主语叠床架屋
如：群众反映情况和问题，引起市领导的高度重视。
此句联合词组做主语，“情况”外延大，包括“问题”，故“情况”和“问题”可视情删去一个。
（4） 主语重复宾语
……人民币的作应将会随着中国经济的发展而发挥更大的作用。
此句中“人民币”后面“的作用”三个字应删去。
（5） 谓语多余
如：全市副处级以上干部有 %左右的人在党校或干部管理学院进修学习过。
此句“进修”和“学习”词义相同，应删去一个。
（6） 宾语多余
如：受益最大的是 自己本人。
此句“自己”和“本人”应删去一个。
（7） 定语多余
如：一个极平常而普通的人做出了不平凡的业绩。
此句“普通”即“平常”的意思，两者词义重复，一贯删去一个（保留“普通”好一些）。
（8） 状语多余
如：有关部门同志在一起多次反复地进行研究，终于找到了妥善地解决问题的办法。
此句“多次”和“反复”词义重复，应删去一个。
（9） 补语多余
如：这些劳模的事迹都十分生动得很。
此句谓语中心前面有状语“十分”，且语句表达了完整的意思，后面无须赘加个补语“得很”。
（10） 句式杂糅
如：今年来城市公文规范化程度有了很大提高，根本原因是由于我们认真宣传、贯彻执行了公文管理法规。
此句是“……根本原因是我们认真宣传……”和“……有了很大的提高,是由于我们认真宣传……”糅到了一起,可去掉“由于”或者去掉“根本原因”。

公文行文规则

行文规则的含义
行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。
机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型： 第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。
根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。
行文的基本规则
正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则:
一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则
这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。
二、授权行文的规则
这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。
三、联合行文的规则
这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。
联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
四、一般情况下不越级行文的规则
不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。
五、不越权行文的规则
第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。
六、“请示”不直接报送领导者个人的规则
“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。
七、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则
这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。
八、“报告”中不得夹带请示事项的规则
“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
九、公文由文秘机构统一处理的规则
为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发，分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。
行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。

行政公文写作技巧

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的
行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18
日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中
要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根
据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重
复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口
语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、
关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷
、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办
用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五
是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。
国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；
函；会议纪要。
公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。
这一部分的写作，是公文写作的难点。
一、 标题
1． 规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种
――用于重要、庄重的公务
2． 灵活式
A 二部分：一是发文机关＋文种
（以上标题下可加时间）
二是事由＋文种
三是“转发+始发机关及原通知标题”
Ｂ 一部分：只有文种
――常是不大重要的公务，带周知性